Cara Membuat Departemen HR Paperless Dengan Aplikasi HRIS

Departemen HR
Paperless – pic by thestateofwomen.com

Kasamago.com – – Departemen HR adalah salah satu bagian paling penting dalam perusahaan. Sayangnya, jika ada penghargaan untuk departemen paling banyak menghabiskan kertas, mungkin Departemen HR yang menyabet juaranya. Semua formulir, pembukuan, materi onboarding, memo dan daftar absensi serta perekrutan atau surat lamaran kerja begitu sering membuat printer macet. Bahkan, rak lemari arsip selalu tampak penuh dan berjubel.

Lalu, bisakah departemen HR menjalankan tugasnya tanpa kertas? Jawaban singkatnya, bisa. Tidak hanya turut bertanggung jawab terhadap kelestarian lingkungan karena berarti lebih sedikit penebangan pohon, Anda juga dapat menghemat biaya pembelian kertas, dan tidak melalui proses berbasis kertas yang rumit. Berikut beberapa langkah yang bisa dipertimbangkan untuk membuat Departemen HR Anda tanpa kertas atau setidaknya lebih menghemat pemakaian kertas:

e-signature

Di era modern seperti sekarang pun, masih ada beberapa perusahaan yang menggunakan beberapa lembar kertas hanya untuk mengajukan persetujuan invoice dengan tanda tangan di atas kertas. Meminta tanda tangan secara fisik, dewasa ini lebih berisiko. Tidak hanya repot karena harus dicetak, tetapi kadang Anda harus mengirimkan terlebih dahulu via pos, ditandatangani, kemudian dikirim kembali ke perusahaan. Jasa kurir atau pos kadang membutuhkan waktu berhari – hari dan juga biaya.

Itulah sebabnya, tanda tangan elektronik atau e-signature akan menjadi inovasi di masa depan. Tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga sebenarnya lebih aman.

Ganti formulir kertas dengan formulir digital

Menurut Device Magic, perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat menghabiskan lebih dari $ 120 miliar  per tahun untuk mencetak formulir kertas saja. Itu adalah jumlah uang yang mengejutkan. Padahal, Anda masih bisa menyimpan alokasi dana sebesar itu untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat bagi perusahaan.

Kini tidak perlu repot menggunakan formulir berbasis kertas, gunakan saja formulir online sebagai gantinya. Anda bisa membuat formulir online gratis dari Google atau membuat portal sendiri. Dengan formulir online, Anda juga akan melihat waktu respon yang lebih cepat. Sementara itu, data pengiriman dapat disimpan dengan rapi di cloud.

Beralih ke PDF untuk dokumentasi

Di zaman serba mobile dan setiap orang memiliki smartphone dalam genggaman, tentunya perusahaan perlu berpikir lebih kreatif dan inovatif. Salah satunya adalah menggunakan PDF untuk mengarsipkan dokumen. Anda bahkan bisa membukanya di HP, smartphone, atau tablet dan laptop.

Bahkan, dengan sedikit bantuan aplikasi PDF Editor, Anda juga dapat mengedit atau melindungi dokumen PDF dengan kata sandi tertentu.

Menerapkan penyimpanan cloud

Keuntungan lain yang bisa didapatkan jika perusahaan Anda menggunakan Aplikasi HRIS adalah sistem pengelolaan HR berbasis cloud yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. HR Software yang berbasis cloud membuat kebutuhan penyimpanan file fisik kini sudah tidak relevan, karena terkadang karyawan milenial menginginkan akses yang lebih fleksibel dan efisien.

Aplikasi HR Indonesia yang berbasis Cloud lebih modern dan kompatibel dengan hampir semua jenis file. Selain itu, data – data HR akan lebih aman dan tidak berisiko bagi karyawan yang tidak berwenang hendak mencuri data.

Pastikan untuk Aplikasi HRIS terpercaya dan profesional, Anda hanya menyerahkan pada ahlinya, LinovHR. Hubungi tim LinovHR di nomor +62 21 2854 2835 untuk membantu Anda meningkatkan kinerja tim HR perusahaan yang lebih baik. Uji coba atau trial demo aplikasi LinovHR sekarang juga, gratis.

Simak lebih lengkap mengenai Software HRIS LinovHR     ->https://www.linovhr.com/software-hris/

Comments

comments

Add a Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *